Zaměstnavatel je povinen nejpozději do osmi dnů od vzniku skutečnosti, která se oznamuje, provést u příslušné zdravotní pojišťovny:

• Oznámení o nástupu zaměstnance do zaměstnání a o jeho ukončení

Zaměstnavatel oznamuje nástup zaměstnance do zaměstnání, ze kterého mu plynou příjmy ze závislé činnosti a funkčních požitků zdaňované podle § 6 zákona o daních z příjmů, a ukončení takového zaměstnání. Prakticky to znamená, že zaměstnance přihlásí dnem nástupu do zaměstnání a odhlásí dnem skončení zaměstnání. Za den nástupu do zaměstnání se považuje den, od kterého dle pracovní smlouvy zaměstnanci vznikl pracovní poměr (den vzniku povinnosti zaměstnavatele hradit pojistné za zaměstnance). Dnem ukončení pracovního poměru zaniká povinnost zaměstnavatele hradit pojistné za zaměstnance (tj. den ukončení dle pracovní smlouvy).

Postup zaměstnavatele v případě, kdy do zaměstnání nastoupí osoba bez trvalého pobytu v ČR

Jestliže do zaměstnání nastoupí osoba bez trvalého pobytu v ČR (má nárok na účast ve veřejném zdravotním pojištění jen po dobu, po kterou je zaměstnána u zaměstnavatele se sídlem nebo trvalým pobytem v ČR), zjistí zaměstnavatel, kterou zdravotní pojišťovnu si zvolila, a u té oznámení provede. Jakmile takový zaměstnanec ukončí zaměstnání, odhlásí se zaměstnavatel za něj od platby pojistného.

Obdobný postup se použije pro osoby pojištěné na základě Nařízení EU.

• Oznámení o změně zdravotní pojišťovny zaměstnance

Při změně zdravotní pojišťovny zaměstnancem se zaměstnavatel odhlásí od platby pojistného za tohoto zaměstnance u původní pojišťovny a přihlásí se k platbě pojistného u nové pojišťovny, kterou si zaměstnanec zvolil.

• Oznámení o platbě pojistného státu za zaměstnance

Zaměstnavatel je povinen oznámit za zaměstnance skutečnosti rozhodné pro vznik nebo zánik povinnosti státu platit pojistné (odchod do důchodu, odejmutí důchodu, nástup na mateřskou dovolenou, ukončení rodičovské dovolené, atd.). Tyto skutečnosti oznamuje i za zaměstnance, kterému poskytl pracovní volno bez náhrady příjmu. Pokud zaměstnanec zjistí, že zaměstnavatel výše uvedená oznámení neprovedl, je povinen provést oznámení sám.

Při plnění oznamovací povinnosti sdělí zaměstnavatel jméno, příjmení, trvalý pobyt a rodné číslo zaměstnance, případně jiné číslo pojištěnce.

Veškerá oznámení provádí zaměstnavatel vždy na formulářích k tomu určených. Oznamovací povinnost plní zaměstnavatel pomocí formuláře Hromadné oznámení zaměstnavatele. Pro zasílání formulářů v papírové podobě je zřízena adresa: VZP ČR, P. O. BOX 111, 586 11 Jihlava

• Další skutečnosti podléhající oznamovací povinnosti:

Zaměstnavatel je povinen zdravotní pojišťovně dále sdělit:

• obchodní název
• právní formu právnické osoby
• sídlo
• identifikační číslo organizace
• číslo bankovního účtu, pokud z něj bude provádět platbu pojistného.

Zaměstnavatel fyzická osoba sděluje též:

• jméno, příjmení
• rodné číslo
• adresu trvalého bydliště.

Výše uvedené údaje sděluje zaměstnavatel pomocí formuláře Přihláška a evidenční list zaměstnavatele. Na tomto formuláři oznamuje také veškeré změny údajů, a to do osmi dnů od jejich zjištění. Dále oznamuje ukončení své činnosti, zrušení organizace nebo vstup do likvidace.